Případová studie: ZŠ Libochovice — inventarizace celé školy za jedno odpoledne

Základní škola Libochovice používá Správce majetku od roku 2023. Inventarizaci celé školy dnes zvládne za jedno odpoledne — dříve na ni potřebovala několik dnů. Tahle případová studie popisuje, co se změnilo a co nasazení odhalilo v účetní evidenci.

Ve zkratce

Výchozí stav: ruční evidence a několikadenní inventura

Škola vedla evidenci počítačů, nábytku, knih a dalšího vybavení ručně. Zaznamenávání a aktualizace údajů byly zdlouhavé a náchylné k překlepům, protože inventární čísla se přepisovala z papíru. Roční inventarizace zabrala několik dnů práce. Přitom nejde o dobrovolnou administrativu: zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví v § 29 a § 30 ukládá zjistit skutečný stav majetku a ověřit, zda souhlasí se stavem účetním.

Řešení: QR kód na každém majetku a skenování mobilem

Škola označila majetek QR kódy a přešla na skenování mobilním telefonem. Sken načte kód přímo z položky, takže odpadá ruční přepisování inventárních čísel — nejčastější zdroj chyb v evidenci. Nebylo potřeba pořizovat čtečky ani jiný hardware, stačí telefon, který má správce majetku po ruce.

Výsledky

Následující výsledky škola uvádí po nasazení aplikace:

• Inventarizaci celé školy zvládne škola za jedno odpoledne místo několika dnů.
• Po nasazení QR kódů se ukázalo, že část majetku vedená v účetní evidenci fyzicky neexistovala. Evidenci se díky tomu podařilo vyčistit.
• Po vyčištění evidence škola ušetřila na pojištění majetku — nepojišťuje už položky, které fyzicky nemá.
• Sestavy pro zřizovatele vygeneruje škola jedním kliknutím, místo aby je skládala ručně.
• Na termíny revizí upozorňuje aplikace automaticky, takže se nehlídají v kalendáři.
• Přesuny majetku mezi třídami a odděleními, evidence oprav i plánování revizí jsou na jednom místě a dostupné všem zaměstnancům školy.

Co na to ředitel školy

Správce majetku nám ušetřil desítky hodin práce při roční inventarizaci. Skenování QR kódů mobilem je neuvěřitelně rychlé a přehledné.

Miloš Matějka, ředitel ZŠ Libochovice

Proč je zjištěný rozdíl důležitý účetně

Majetek, který je veden v účetní evidenci, ale fyzicky neexistuje, je inventarizační rozdíl — konkrétně manko. Podle § 30 zákona o účetnictví musí být takový rozdíl vyšetřen a zaúčtován do období, za které se inventarizace provádí. Škola jako příspěvková organizace je navíc vybranou účetní jednotkou, takže se řídí vyhláškou č. 410/2009 Sb., nikoli vyhláškou č. 500/2002 Sb. určenou podnikatelům. Vyčištěná evidence tedy neřeší jen pojistné, ale i soulad účetnictví se skutečností při kontrole zřizovatele nebo NKÚ.

Nejen škola: stejný systém používá i zřizovatel

Město Libochovice používá Správce majetku pro kompletní evidenci obecního majetku včetně svěřeného majetku svých příspěvkových organizací. Zřizovatel i škola tak pracují se stejnou strukturou dat, což zjednodušuje předávání ročních podkladů.

Zpětná vazba od zaměstnanců

Učitelé a zaměstnanci školy oceňují snadné použití aplikace a rychlý přístup k informacím o majetku. Protože je u každé položky vidět umístění i odpovědná osoba, zvýšila se transparentnost a odpovědnost za svěřené vybavení.

Zkušenost ZŠ Libochovice ukazuje, že největší přínos nemusí být jen v ušetřeném čase. Inventarizace zkrácená z několika dnů na jedno odpoledne je znát okamžitě, ale trvalejší hodnotu mělo zjištění, že evidence neodpovídala skutečnosti — a její narovnání. Pokud řešíte totéž, vyzkoušejte si aplikaci na vlastním majetku.

Údaje v této případové studii vycházejí ze zkušeností ZŠ Libochovice s aplikací Správce majetku od roku 2023.