Evidence majetku v Excelu vs specializovaný software

Excel nebo specializovaný software pro evidenci majetku?

Mnoho organizací začíná evidovat majetek v Excelu. Je to pochopitelné - Excel je dostupný, známý a na první pohled stačí. S rostoucím objemem majetku však přicházejí problémy, které mohou stát firmu čas i peníze. V tomto článku podrobně porovnáme oba přístupy a pomůžeme vám rozhodnout, kdy je čas na změnu.

Proč firmy přecházejí z Excelu

73 % firem začíná s evidencí majetku v Excelu
Průměrná chybovost při ruční evidenci je 5-10 %
Inventarizace s QR kódy je až 10x rychlejší než ruční

Evidence majetku v Excelu

Excel je univerzální nástroj, který má svá využití. Podívejme se na jeho výhody i nevýhody pro evidenci majetku:

Výhody Excelu

✓Většina firem ho již vlastní (součást MS Office)
✓Uživatelé ho znají a umí s ním pracovat
✓Flexibilita - můžete si vytvořit vlastní strukturu

Nevýhody Excelu

✗Chybí automatické výpočty odpisů
✗Žádná podpora QR kódů pro inventarizaci
✗Nelze sledovat historii změn
✗Obtížná spolupráce více uživatelů
✗Vysoké riziko chyb a přepisů

Typické problémy s evidencí v Excelu

S rostoucím počtem položek se v Excelu objevují problémy, které komplikují práci:

"Která verze je aktuální?"

Soubor koluje mezi kolegy emailem. Každý má svou verzi a při sloučení se ztrácejí změny. Nikdo neví, která verze je ta správná.

"Kdo to změnil?"

Někdo přepsal data, ale nevíte kdo a kdy. Excel neukládá historii změn jednotlivých buněk. Při auditu nedokážete vysvětlit rozdíly.

"Zase chyba v odpisech"

Ruční výpočty odpisů jsou náchylné k chybám. Překlepnete se v jedné buňce a celé účetnictví je špatně. Kontrola zabere hodiny.

"Inventura trvá věčnost"

Chodíte s vytištěným seznamem a ručně odškrtáváte položky. Pak vše přepisujete zpět do počítače. Časově náročné a náchylné k chybám.

Specializovaný software pro evidenci majetku

Specializovaný software řeší všechny zmíněné problémy a přináší funkce, které v Excelu nenajdete:

QR kódy a mobilní skenování

Naskenujte QR kód mobilem a okamžitě vidíte detail majetku. Inventarizace je otázkou minut, ne dní.

Automatické odpisy

Systém počítá daňové i účetní odpisy automaticky. Vždy správně, bez lidských chyb.

Historie všech změn

Každá změna je zaznamenána - kdo, kdy, co změnil. Při auditu máte kompletní přehled.

Upozornění a připomínky

Systém vás upozorní na blížící se revize, končící záruky nebo potřebnou údržbu.

Přístup odkudkoliv

Cloudové řešení umožňuje přístup z počítače i mobilu. Data jsou vždy aktuální pro všechny uživatele.

Uživatelská oprávnění

Definujte, kdo může co vidět a upravovat. Ochrana citlivých dat je zajištěna.

Přehledné srovnání funkcí

Funkce	Excel	Správce majetku
QR kódy pro inventarizaci	✗	✓
Automatické odpisy	✗	✓
Historie změn	✗	✓
Upozornění na revize	✗	✓
Více uživatelů současně	~	✓
Mobilní přístup	✗	✓
Fotodokumentace majetku	✗	✓
Export do účetnictví	~	✓

Kdy vám Excel stačí

Excel může být dostačující v těchto případech:

Máte méně než 50 položek majetku
Evidenci spravuje jedna osoba
Nepotřebujete sledovat odpisy ani historii změn

Kdy je čas přejít na software

Zvažte přechod na specializovaný software, pokud:

Máte více než 100 položek majetku
Na evidenci pracuje více lidí
Potřebujete sledovat odpisy a zůstatkové ceny
Provádíte pravidelné inventarizace
Potřebujete podklady pro audit nebo kontroly

Jak přejít z Excelu na software

Přechod z Excelu na specializovaný software je jednodušší, než si myslíte:

1. Připravte data v Excelu

Zkontrolujte a vyčistěte stávající data. Odstraňte duplicity a doplňte chybějící údaje.

2. Importujte data do systému

Správce majetku podporuje import přímo z Excelu. Namapujete sloupce a data se přenesou.

3. Vytiskněte QR štítky

Vygenerujte a nalepte QR kódy na majetek. Můžete začít postupně - nejdříve nejdůležitější položky.

4. Zaškolte uživatele

Systém je intuitivní, základy se naučíte za hodinu. Pro složitější funkce nabízíme školení.

Příklad z praxe: Výrobní firma

"V Excelu jsme evidovali majetek 5 let. S 800 položkami to bylo nezvladatelné - inventura trvala 2 týdny a vždy jsme našli nesrovnalosti. Po přechodu na Správce majetku zvládneme inventuru za 2 dny a máme vše v pořádku."

- vedoucí správy majetku, strojírenská firma, 150 zaměstnanců

Časté otázky

Mohu převést data z Excelu do softwaru?

Ano, Správce majetku podporuje import přímo z Excelu. S převodem dat vám rádi pomůžeme v rámci implementace - většinou je vše hotovo do několika hodin.

Kolik stojí specializovaný software?

Správce majetku stojí od 200 Kč měsíčně. To je zlomek času, který ušetříte při inventarizaci. Navíc můžete vyzkoušet zdarma.

Je přechod složitý?

Ne, moderní software je navržen pro snadné používání. Základy se naučíte za pár hodin a úsporu času pocítíte hned při první inventarizaci.

Závěr

Excel může být dobrým startem pro malé organizace, ale s rostoucím počtem majetku přestává stačit. Specializovaný software pro evidenci majetku vám ušetří čas, sníží chybovost a poskytne funkce, které v Excelu nenajdete. Čím dříve přejdete, tím méně práce budete mít s migrací dat.

Přejděte z Excelu na profesionální řešení

Vyzkoušejte Správce majetku zdarma a přesvědčte se, o kolik jednodušší může být evidence majetku.

Nezávazná poptávka

Objevte Správce majetku

Pro koho je naše aplikace určena

Pro jaké role je naše aplikace určena

Návody a tipy

Případové studie

Odborné články

Cenové plány

Podpora

Obchodní oddělení

O nás

Informace