Evidence IT majetku ve firmě - kompletní průvodce

Proč je evidence IT majetku klíčová

IT vybavení tvoří v moderních firmách 20-40% celkového majetku. Počítače, notebooky, servery, telefony, síťové prvky a softwarové licence představují investice v řádech milionů korun, které vyžadují systematickou evidenci. Bez ní riskujete ztráty, bezpečnostní problémy a zbytečné náklady na duplicitní nákupy.

IT majetek v číslech

Průměrná firma má 3-5 IT zařízení na zaměstnance
30% firem neví přesně, kolik licencí vlastní
Životnost IT vybavení je 3-5 let - bez evidence nestihnete plánovat obnovu

Co patří do IT majetku

IT majetek zahrnuje veškeré technické vybavení a software používaný v organizaci. Pro přehlednost ho rozdělujeme do kategorií:

Hardware

Stolní počítače a pracovní stanice
Notebooky a ultrabook
Servery a storage
Monitory, tiskárny, skenery

Mobilní zařízení

Firemní telefony
Tablety
Čtečky čárových kódů

Síťové prvky

Routery a switche
Wi-Fi access pointy
Firewally a bezpečnostní zařízení

Software a licence

Operační systémy
Kancelářské balíky (Microsoft 365, Google Workspace)
Specializovaný software a CAD systémy

Co se stane bez správné evidence

Firmy bez systematické evidence IT majetku čelí těmto problémům:

Ztracená zařízení

Nevíte, kdo má jaký notebook. Zaměstnanec odejde a vezme si firemní telefon. Při stěhování zmizí monitor. Bez evidence nemáte šanci zjistit, co vlastně chybí.

Propadlé záruky

Server se pokazí a vy zjistíte, že záruka vypršela před měsícem. Kdybyste věděli včas, stihli byste reklamaci nebo prodloužení podpory.

Licenční problémy

Audit od Microsoftu nebo Adobe odhalí, že používáte více licencí než vlastníte. Pokuty mohou být v řádu statisíců. Nebo naopak platíte za licence, které nikdo nepoužívá.

Bezpečnostní rizika

Na síti běží zařízení se zastaralým firmware, které nikdo neaktualizoval. Nevíte, která zařízení mají přístup k citlivým datům. Při incidentu nevíte, co bylo kompromitováno.

Co evidovat u každého IT zařízení

Správná evidence vyžaduje systematický přístup k zaznamenávání informací. Zde je přehled klíčových údajů:

Základní údaje

Inventární číslo a QR kód
Typ a model zařízení
Sériové číslo (klíčové!)
Datum pořízení a cena
Odpovědná osoba / uživatel

Rozšířené údaje

Záruční doba a servisní smlouva
MAC adresa / IP adresa
Instalovaný software a licence
Konfigurace (RAM, disk, OS)
Historie oprav a upgradů

Jak začít s evidencí IT majetku

Zavedení evidence IT majetku není složité, pokud postupujete systematicky. Doporučujeme tento postup:

1. Proveďte inventuru

Projděte všechny prostory a sepište veškeré IT vybavení. Nezapomeňte na zasedačky, sklady a home office zařízení.

2. Stanovte kategorie

Rozdělte majetek do logických skupin - hardware, mobilní zařízení, síťové prvky, licence. Usnadní to správu a reporting.

3. Označte zařízení

Každé zařízení označte QR kódem s inventárním číslem. Umožní to rychlou identifikaci a aktualizaci evidence.

4. Zadejte data do systému

Zaznamenejte všechny údaje včetně sériových čísel, přiřazení k uživatelům a dat záruky. Přiložte fotografie.

5. Nastavte procesy

Definujte pravidla pro přidávání nového majetku, předávání mezi zaměstnanci a vyřazování. Určete odpovědné osoby.

Praktické tipy pro IT správce

Sériová čísla jsou klíčová

Vždy evidujte sériové číslo - je nezbytné pro záruční reklamace, pojistné události i v případě krádeže. Bez něj neprokážete vlastnictví.

Sledujte přiřazení k zaměstnancům

Každé zařízení musí mít jasně přiřazeného uživatele. Při odchodu zaměstnance máte přehled, co má vrátit.

Hlídejte konce záruk

Nastavte si upozornění 3 měsíce před koncem záruky. Stihnete vyřešit skryté vady nebo prodloužit podporu.

Evidujte i domácí zařízení

V době home office mají zaměstnanci firemní notebooky doma. Evidujte i tato zařízení a jejich umístění.

Propojte s helpdeskem

Když uživatel hlásí problém, okamžitě vidíte konfiguraci jeho zařízení, historii oprav i platnost záruky.

Plánujte obnovu dopředu

Díky evidenci stáří zařízení můžete plánovat rozpočet na obnovu. Vyhnete se situaci, kdy potřebujete najednou vyměnit 50 notebooků.

Bezpečnostní aspekty evidence

Evidence IT majetku je důležitá i z pohledu kybernetické bezpečnosti:

•Přehled o všech zařízeních v síti - žádné "stínové IT"
•Rychlá identifikace kompromitovaných zařízení při bezpečnostním incidentu
•Kontrola aktuálnosti firmware a bezpečnostních záplat
•Evidence přístupových práv a citlivých dat na zařízeních

Příklad z praxe

IT firma se 150 zaměstnanci zavedla evidenci majetku po licenčním auditu, který odhalil nedostatky. Během prvního měsíce našli 23 "ztracených" notebooků (většinou v zásuvkách bývalých zaměstnanců), 12 duplicitních licencí a 8 zařízení s propadlou zárukou, u kterých stihli uplatnit reklamaci.

Výsledek: úspora 180 000 Kč na licencích, 45 000 Kč na opravách v záruce a nalezený hardware v hodnotě 350 000 Kč.

Výhody systematické evidence IT majetku

Přesný přehled o tom, kdo má jaké zařízení
Včasné upozornění na končící záruky a licence
Podklady pro plánování rozpočtu na obnovu
Rychlá reakce na bezpečnostní incidenty
Snadnější onboarding a offboarding zaměstnanců
Dokumentace pro audit a pojištění

Závěr

Evidence IT majetku není jen administrativní povinnost - je to nástroj, který šetří peníze, zvyšuje bezpečnost a usnadňuje práci IT oddělení. Správce majetku nabízí specializované funkce pro IT správce včetně sledování záruk, licencí a automatických upozornění na důležité termíny.

Získejte přehled o vašem IT majetku

Vyzkoušejte Správce majetku a zjistěte, jak snadná může být evidence IT vybavení. Nabízíme bezplatnou konzultaci a demo verzi.

Chci vědět více

Objevte Správce majetku

Pro koho je naše aplikace určena

Pro jaké role je naše aplikace určena

Návody a tipy

Případové studie

Odborné články

Cenové plány

Podpora

Obchodní oddělení

O nás

Informace