10 důvodů, proč vyměnit Excel za specializovaný software na správu majetku

Úvod

Mnoho firem, škol nebo neziskových organizací začíná evidenci majetku jednoduše v Excelu. Je to známý nástroj, zprvu nulové náklady a každý ho tak nějak ovládá. Jenže jakmile počet položek roste, začínají se objevovat problémy s přehledností, aktualizací nebo bezpečností dat. V tomto článku se podíváme, proč je specializovaný software na správu majetku lepší a dlouhodobě výhodnější řešení.

Nevýhody Excelu při evidenci majetku

Excel je skvělý pro jednoduché tabulky, ale při evidenci většího objemu majetku narážíte na několik limitů. Musíte ručně aktualizovat záznamy, snadno vzniknou chyby při kopírování dat a neexistuje žádná automatická kontrola nebo upozornění. Dokument se navíc špatně sdílí mezi více uživateli, což vede k verzím typu „Inventura_2022_finální_finální2.xlsx“. A co teprve, když se soubor poškodí nebo omylem smaže? Přijdete o veškeré záznamy bez náhrady.

10 důvodů, proč přejít na software na správu majetku

Moderní aplikace pro evidenci a správu majetku nabízejí širokou škálu funkcí a řeší zásadní omezení Excelu. Zde je deset hlavních důvodů, proč se vyplatí investovat do specializovaného nástroje:

1. Úspora času díky automatizaci

   Specializovaný software vám umožní rychle vyhledat konkrétní položku, generovat inventurní sestavy jedním kliknutím a automaticky aktualizovat záznamy. Nemusíte ztrácet čas ručním kopírováním a kontrolou tabulek.

2. Méně chyb díky centralizaci dat

   Všechna data jsou uložena na jednom zabezpečeném místě, takže nehrozí duplicitní soubory a přepisování nesprávných údajů. Při práci v Excelu často vznikají verze, ve kterých se snadno něco přehlédne nebo ztratí.

3. Snadná inventura pomocí mobilní aplikace

   Díky čtečce QR kódů nebo čárových kódů zvládnete inventuru daleko rychleji a s menší chybovostí. Stačí naskenovat kód přidělený konkrétní položce a software automaticky zaznamená stav.

4. Okamžitý přehled o stavu majetku

   Jakmile potřebujete zkontrolovat hodnotu nebo počet určité kategorie majetku, uděláte to během pár vteřin. Aktuální data máte vždy online, a nemusíte vytvářet složité kontingenční tabulky v Excelu.

5. Notifikace a připomínky

   Software na správu majetku pohlídá termíny záruky, revizí nebo kalibrací. Upozorní vás s předstihem, takže nestihne dojít k pozdnímu servisu nebo propadlé záruce, což může ušetřit peníze i starosti.

6. Lepší zabezpečení a zálohování

   Na rozdíl od volného Excel souboru, který může kdokoliv omylem smazat či upravit, je cloudové řešení chráněno hesly, šifrováním a pravidelnými zálohami. V případě selhání se data obnoví z poslední zálohy bez ztráty.

7. Možnost připojit fotky a dokumenty

   K majetku můžete nahrávat faktury, smlouvy, návody nebo fotografie. Vše je tak na jednom místě a nemusíte hledat doklady v papírech či různých složkách na disku.

8. Snadné generování reportů

   Ať už pro vedení firmy, pro audit nebo pro účetní, jedním klikem vytvoříte přehledné sestavy o stavu a pohybech majetku. Ušetříte dny práce a minimalizujete riziko manuálních chyb.

9. Víceuživatelský přístup s různými právy

   IT správce, ekonom, účetní nebo vedení – každý může mít jinou úroveň přístupu, vidí jen potřebná data a nemůže omylem měnit záznamy, do kterých nemá zasahovat. V Excelu toto řešíte komplikovaně, pokud vůbec.

10. Škálovatelnost pro růst

    Ať už spravujete desítky nebo tisíce položek, moderní software na správu majetku je na to připraven. Excel se rychle stane nepřehledným, jakmile se množství dat výrazně zvětší.

Závěr

Pokud se ve vaší organizaci Excel začíná stávat brzdou při evidenci a správě majetku, je nejvyšší čas zvážit přechod na specializovaný software. Tato investice se obvykle brzy vrátí v podobě ušetřeného času, přesnějších údajů a menšího rizika ztráty dat. Vyzkoušejte například demo verzi Správce majetku a zjistěte, jak může pomoci zjednodušit a automatizovat vše od inventarizace až po generování reportů. V éře digitalizace dává smysl mít správu majetku plně pod kontrolou a využít technologie pro lepší výsledky.